デジタル文書は、ISO 9001標準の要件を達成するための制御

今までに、従業員が間違った文書を使用し、質量を引き起こしたことをあなたに起こったのか？これまで機密情報が悪人の手に到達し、あなたを恥ずかしいことを前提にしたの？これまで、重要なドキュメントを失い、あなたの上司は、怒ることを知っているあなたに起こったのか？理由もなく？行う場合は、注意してください！

文書管理ソフトウェアを使用すると、通常、ISO 9001標準的な文書管理の要件を満たしています。文書管理の要件は、効果的な品質管理システムを実現するためのISO 9001規格要求事項の重要な要素の一つです。手順及び記録の信頼性の高い制御がなければ、会社のQMSの整合性は失敗します - 実用的なビジネス案件として監査に準拠したシステムとして。

ドキュメントの多くのソリューションは本日、マニュアルとデジタルの両方の制御があります。この記事では私は1つがデジタルソリューションとの要件を達成する方法を検討します。注意を払う、我々は、ソフトウェアがデジタルソリューションを作成していませんでした。デジタルソリューションは、文書管理ソフトウェアであってはなりません

組織内のドキュメントの2種類があります。最初にISO 9001文書化の要件である。第二は、（以外が必要です）組織は、 "必要な"プロセスを（入力と出力を備えた活動）を識別し、文書化しなければなりません。もちろん、マニュアルでは、組織、プロセスの複雑さと相互作用し、要員の力量の大きさや種類に適しています。言い換えれば、あなたの頭の上に行かない、あなたは、将来的にそれを後悔するだろう。目的は、ISO 9001規格の秘書であるために、組織を回すためにではありません。

デジタル文書管理の最初のレベル

組織上のデジタル文書管理の最初のレベルは、その管理システムとレイアウトされています。管理システムは、作業プロセスのいくつかをサポートするように設計されたソフトウェアです。システムは、ERPシステム、CRMシステムや他のシステムでもかまいません。限り、それは作業プロセスを文書化している。システム内のフォーム（画面）実装されています。システムでは、正しい場所で正しい情報を埋めるためにガイドします。結局、情報は、適切な場所と時間に編成し、制御されています。でも、情報の配布が管理されています。これは、すべての約何であるかのドキュメントコントロールです。だから、あなたがQMSの文書化と恐ろしい監査を自分で準備されている場合、QMSの中に含まれており、管理システムを介して文書化されているすべてのプロセスは、 - 覆われています。しかし、あなたはの手順でそれを言及する必要があります。私があなたに言わなかった言うことはありません。

基本的な電子システム

最も一般的なデジタルな方法は、今日はまだドキュメント制御のためにローカルコンピュータのネットワークと電子メールシステムを使用しています。ドキュメント管理は、通常のフォルダまたはディレクトリが確立され、通常それは（部門または部門）ローカルに実行されたときに実現されています。文書は、使用するサーバー上に保存されます。 "読み取り専用"の可能性 - 時には、システム管理者または多分品質管理者は、文書が変更によって保護されることが必要です。文書の種類は、フォーム、手順、記録、計画、作業指示、ダイアグラムなどから変化しています

ドキュメントをルーティングするためとして、電子メールなどの主要な通信チャネルになります。人々は、レビューのためにまたは使用するために添付文書として送信します。

今、これは、デジタル文書のコントロールであることを考えるかもしれませんが、実際にはあなただけのデジタル資料がどのようなので、これまでにないコントロールを得る！なぜですか？まず、サーバー上のドキュメントを保存するときに、実際には手動管理ではなく、デジタル管理です。それが正しければ、文書はデジタルですが、管理は手動です。従業員のフォルダに保存し、ドキュメントの名前を指定します。彼はそれを完全に制御できます。神はそれを行うことが可能であるかを知っています。デジタル文書管理、文書が文書管理の管理システムを経由して提出することが必要です。このように、システムは、文書を登録していると、彼のライフサイクルを管理を開始します。今、あなたのない従業員は、彼はローカルネット上の保存する任意の文書を登録しません。私が間違っている場合、私を修正します。

第二に、あなたはそれが彼のシステムのドキュメントをエクスポートするように、個々の独立したライフサイクルにある添付ファイル付きのメールを送信するとき。この添付ファイルを受信した人は、おそらくドキュメントにマッサージを節約し、彼がそれを必要とするたびに、彼はメールを介して眉は、文書を得るでしょう。誰もがそれを行います。彼は変更を行うことができ、あなたはそれについて何も知らないだろう。それらのドキュメントを追跡、レビュー、および最終的な承認履歴によるコメントは、手動で電子メールのルーティング·システム（一般的なものである）で自動的にアクセスすることはできません。文書が電子メールを介して送信されている場合でも、システム管理者が手動で追跡、更新、および彼らが受け取るのレビューを通信する必要があります。より明確にそれを作るためには、オープンループシステムです。無効なストレージの結果は言うまでもありません。

デジタル文書管理システムを使用すると、文書が文書管理の管理システムを介して文書にアクセスするためのリンクやその他のトリガを送信しません。

第三に、文書を保存し、 "読み取り専用"として、あなたがそれを特徴づける場合であっても - 彼のコンピュータ上で文書を保存するから誰を防ぐことができないこと、それを編集し、組織全体に広がった。再びあなたは、開ループシステムに戻っています。申し訳ありません。 O.K.さらに最強の最も洗練されたデジタル文書管理の管理システムでは、本当に、それを防ぐことはできません。誰もがあなたに伝えますかは関係ありません。あなたの従業員、規制遵守を確実にするためグラウンドルールに従うことが、彼の意志に依存している。一日の終わりに、私たちはヒューマン·ファクターで立ち往生している。

文書管理のためのオープンループ方式、ループおよび文書のための独立したライフサイクルの外にエクスポートするドキュメント： - だからマニュアル（まるでデジタル）と文書管理は、3つの物事を達成しています。 ISO 9001標準の3点を回避しようとしています。

ソリューションソリューション

私たちはあなたを提供する最初のソリューションは、現在の状況（いわゆる "デジタル"と呼ばれるマニュアル、管理）を維持することです。 1つのドキュメントを処理する（つまり、ISO 9001標準の要件である）とclose制御の側面を維持しなければならない方法を説明し文書化された手順とそれをサポートする必要があります。これはISO 9001標準に照らしたままだろうが、私はちょうどあなたが要件を取得することを確認するために、概要に要件をお勧めします。

私は考えることができる第二の溶液は、管理システムを介してドキュメントのコントロールです。私は何を意味すると、すべてのドキュメントが1つの場所に集中するだろうということです。文書は、プロセスの一部です。プロセスの一部は、管理システム（ERPやCRMなど）と、手動でいくつかの（手動でフォーム）内に記載されています。ほとんどのシステムでは（私が知っているもの）次のモジュールが存在しています。それはあまり使用されるモジュールです。これは通常、 "タイトルの管理"と呼ばれています。基本的な考え方は、プロセスまたはシステム内のプロセスに接続されたレコードにドキュメントをリンクすることです。この方法は1つだけの場所からドキュメントをダウンロードするために従業員を教育しています。これ以上の文書は、パーソナルコンピュータ上でこれ以上の節約文書を電子メールではありません。このソリューションは、（仕事のどのような全体の多く！）すべてのドキュメントがシステム内に登録されることが必要です。詳細については、システム管理者にアクセスすることができます。このソリューションは、完璧なものではありませんが、ISO 9001規格要求事項に照らしたままになります。手続きの方法を文書化することを忘れないでください。

あなたのリソースの多くを投資して喜んでいる場合には、ドキュメントの制御管理ソフトウェアを実装することを検討かもしれません。

ドキュメントの制御管理システム

さて、これは最適なソリューションです。彼はすべてのドキュメントが（彼にプログラムされているもの、他のすべての感情や意志なし）ロボットによって制御されていることを知っていれば、すべての品質管理者は、夜ぐっすり眠れるでしょう。のは、文書管理ソフトウェアを実装することの利点を見直してみましょう。制御 - これは最も重要なこと（ところで、これはISO 9001規格は、すべてについて、よく、そのほとんどは何か）です。あなたは何を制御しますか？
組織 - すべての種類（フォーム、手順、計画、図表およびグラフ - あなたが使用しているもの）のすべての文書は、組織分類、保存、取得、使用するあなたのために準備されるでしょう。
ディストリビューション - 文書が使用される誰に。
コンプライアンス - あなたの規制の枠組みである。
アクセス情報 - 今、あなたはあなたの組織内の情報のほとんどへのアクセス権があることを考えるかもしれませんが、あなたは驚かれることでしょう。文書管理の管理ソフトウェアを使用して、あなたが正確に必要な情報を持っているでしょう、あなたは品質、責任、生産性を向上させるために、すべてのドキュメント関連の活動を追跡することができるだろう - それはすべての情報は時までアクセス可能であることを意味します。
場所 - システムはすべてのドキュメントの場所を管理します。これ以上、ローカルネット上のすべての文書を拡散しません。
セキュリティ - 文書管理ソフトウェアは、ドキュメントのセキュリティを向上させます。電子文書管理ソフトウェアプログラムは、多くの場合、ハードコピー·ストレージまたはネットワークディレクトリとは対照的に、ファイルを格納するために、安全なアクセス制御データベースを使用します。
記憶 - あなたは、複数のドキュメントの節約を（まあ、我々は今日のデジタルストレージなど大したことではないことを知っている）を除去することにより、ストレージを節約することができるだろうが、ハードコピー文書の物理的なストレージと検索が慣行が成長するにつれてますます問題となる。そして、あなたはそれを知っている！
もっと？

このソリューションは、コスト。それはお金と人的資源のコスト - それについては疑いを持っていません！しかし、我々は、本当に長期的にはそれが仕事のプロセスに値を追加することによってそれ自身を支払うことを信じています。上記の利点のすべてがあなたの従業員が手動で達成することが可能であるが、それらは時間がかかります。そして時は金なり。

Webベースと独立してインストール：今日のデジタル文書管理システムの二つの可能性があります。

Webベースのソリューションは、単にドキュメントコントロールサービスを提供するウェブサイトに登録されています。全体の上には、インターネットを介して提供されていることを意味します。大きな音ではありませんか？インターネットサービスとして、購入、インストール、保守、またはアップグレードするソ​​フトウェアまたはハードウェアはありません。とサービスが満足できない場合は、単に解除ができます。それはそれです。あなたはどこからでもアクセスし、自宅から働いている人のために、ワークスペースを提供することがあります。

あなたがソフトウェアを購入していないネットワークをインストールする場所独立してインストールです。あなたは、それが他のシステムと統合することができます。今、それは作業工程に最適になります！今日彼らは通常、実装が容易で使いやすいと（あまり）上司の不調を取得することはできません価格となります。

SummeryUsing文書管理ソフトウェアは、通常、ISO 9001規格の要件を満たしています。
より多くのドキュメンテーション（ISO 9001規格で要求されるもの以外）のように組織が確認し、 "必要な"プロセスをドキュメント化する必要があります。
組織上のデジタル文書管理の最初のレベルは、その管理システムとレイアウトされています。結局、情報が適切な場所と時間を整理して制御されているである。でも、情報の配布が管理されています。
ローカルネット上のドキュメントの保存は、デジタル文書管理の管理とは見なされません。それは、手動の管理です。
使用するために電子メールで送信するドキュメントは、コントロールのシステムのうち書類を輸出しています。
文書管理のためのオープンループ方式、ループと独立した文書のライフサイクルの外にエクスポートドキュメント - 取扱説明書（ある場合など、デジタル）と文書管理は、3つの物事を達成しています。
最初のソリューションは、現在の状況（手動管理）を維持することです。あなたは、手順を文書化し、クローズ制御の側面を維持する必要があります。
第二ソリューションは、 "タイトルの管理"などのモジュールを搭載した管理システムを介してドキュメントのコントロールです。このソリューションは、すべてのドキュメントがシステム内に登録されることが必要です。あなたは、この手順をドキュメント化する必要があります。
第三ソリューションは、デジタル文書管理の管理システムを実施しています。このソリューションは、多くのリソースを（金融と人間の両方）が必要ですが、それは多くの利点を負いません。
デジタル文書管理マネジメントシステムの最初のタイプは独立してインストールです - あなたはソフトウェアを購入して、組織のシステムにインストールします。それはあなたの他のシステムと統合することがあります。
デジタル文書管理の管理システムの第二のタイプは、Webベースのプログラムです - あなたは、ネットを介してドキュメントを管理するためのサービスを購入する。